問題社員への対応について、お悩みではありませんか？

業務命令を聞かない、協調性がない、パフォーマンスが低い、パワハラやセクハラをするなどの問題があったとしても、社員を簡単に解雇することはできません。うかつに問題社員を処分すると、「懲戒処分は無効だ」と訴えられるなどの労務トラブルに発展するおそれもあります。

かといって、問題社員を放置すると他の社員の不満が高まったり、取引先とのトラブルが生じたりして、会社に重大な損害をもたらすことにもなりかねません。

問題社員に対しては、解雇を考える前に適切な指導を施すことが大切です。

この記事では、

• 問題社員への適切な指導方法
• 問題社員への指導で注意すべきポイント
• 指導しても改善がみられない場合の対応策

などについて解説しています。

問題社員を抱えてお困りの企業の経営者や担当者の方は、ぜひ参考になさってください。

問題社員に関する基礎知識

問題社員に対する指導方法を検討する前に、そもそも問題社員とはどのような社員のことをいうのか、企業にとって問題社員への指導対応がどのような重要性を持っているのかを確認しておきましょう。

問題社員とは

問題社員とは、一般的に職務遂行能力や勤務態度に問題があり、企業経営に悪影響を及ぼす社員のことをいいます。

問題には様々なものがありますが、代表的なものとして次のような問題が挙げられます。

• 遅刻や欠勤が多い
• 出勤してもサボることが多く、仕事が進まない
• 上司からの指示を守らない
• 協調性がなく、職場の和を乱す
• 他の社員にパワハラやセクハラをする
• ミスが多く、注意しても改善しない
• やる気が低く、他の社員の半分も仕事ができない
• 接客態度が悪く、顧客や取引先からクレームがでる
• 素行が悪く、社外で刑事事件などの非行に走る

誰しも業務上のミスはありますし、完璧に業務を遂行できるわけではありません。したがって、問題社員に該当するかどうかは程度の問題でもあります。また、企業が社員に対してどのような能力や資質を求めるかによっても、問題社員に該当するかどうかは異なるものです。

ただ、一般的な社員に対する指導・教育とは異なる特別な指導を施さなければ、企業経営の円滑な遂行が難しい社員は、問題社員に該当するといってよいでしょう。

【参考】【類型別】問題社員への対応方法と注意点について

問題社員への指導対応の重要性

ひとことで言えば、問題社員に適切な指導を施すことは、企業経営を円滑に遂行するために重要です。

具体的には、仕事をサボることが多い社員を放置していると、他の社員のモチベーションが低下するでしょう。

職場の和を乱したり、パワハラやセクハラをする社員を放置すると他の社員が仕事を進めにくくなり、真面目な社員や優秀な社員が辞めることにもなりかねません。そうなると、企業の業績が悪化する可能性が高いです。

接客態度が悪い社員を放置すると、直接的に業績の低下を招くでしょう。

素行の悪い社員が何度も不祥事を起こすと、企業イメージも下がります。そうなると、業績が悪化するだけでなく、新たな社員の採用にも支障をきたすことも少なくありません。

企業に重大な損害が生じる前に問題社員を辞めさせたいと考えても、いったん雇用した社員を簡単に解雇することはできません。解雇するためには、その前提として適切な指導を尽くしておく必要があります。

まとめますと、問題社員に対して適切な指導を施すことは、企業の損害を回避するためにも、問題社員を解雇するための前提としても、非常に重要なことです。

【参考】事例で分かる！問題社員対応のマニュアルと対応時の注意点

問題社員への指導方法

それでは、問題社員に対してどのような方法で指導すればよいのでしょうか。ここでは、問題社員の指導に当たって押さえておくべき基本的なスタンスをご紹介します。

指導方法に関する原則

問題社員への指導方法を検討する際には、次の4つの原則を守るようにしましょう。

客観的な事実を把握する

問題社員への指導を始める前に、まずは、どのような問題がどの程度あるのか、客観的な事実を把握する必要があります。

特に、サボりが多い、協調性がない、パワハラやセクハラをする、などのケースでは客観的な事実を把握することが必ずしも容易ではありません。もし、「あの社員には問題がある」という印象だけで指導を開始しても、問題社員が非を認めず、「やった・やってない」の水掛け論となる可能性があります。

事前に周囲の第三者にヒアリングをしたり、メールなどの客観的な証拠を集めたり、場合によっては取引先の担当者などからも、さりげなく事情を聞き出すなどして、客観的な事実をできる限り明らかにしておきましょう。

問題状況を正確に把握してこそ、最適な指導方法の検討も可能となります。

日常的に指導する

問題社員への指導は一度にまとめて行うのではなく、日常的に指導していくことが大切です。

特に、遅刻や欠勤、業務命令に従わない、軽率な行為による作業ミスなど明白な問題行動があったときは、その都度、その場で注意、指導をしましょう。その場で注意せず日が経ってから指導をしようとしても、本人が問題を忘れていたり、「もう済んだこと」と考えていたりして、指導を真剣に受け止めない可能性が高くなります。

日常的に指導をしていくことで、本人も問題に気づきやすくなり、改善を促すことにつながるはずです。

継続的に指導する

問題の内容や程度にもよりますが、一度の指導だけで十分な改善を期待するのは難しいことが多いものです。

問題行動のほとんどは、本人の性格や能力、生活習慣などに起因して生じています。そのため、上司などが一度注意しただけで問題が解消できるとは考えない方がよいでしょう。

例えば、遅刻や欠勤を繰り返す社員に対して「きちんと出社するように」、協調性のない社員に対して「周りの人たちと協調しなさい」、仕事上のミスが多い社員に対して「ミスをなくせ」などと一度言っただけでは、ほとんど効果が期待できないことは想像に難くないでしょう。

問題社員を指導する際には、原因を踏まえて改善策を具体的に伝えなければなりません。その上で、再び同じ問題行動があったとしても、改善の度合いや、本人に改善しようとする意思があるかどうかなどを観察しながら、継続的に指導するようにしましょう。

そのためには、経営者や上司など指導する側にも根気が求められます。

改善を目的とする

そもそも指導は、問題の改善を目的として行うことを忘れてはなりません。問題社員に対処する際には指導者側も感情的になりがちなこともありますが、感情に任せた非難や叱責と指導は異なります。

場合によっては指導の一環として叱責が必要なこともありますが、度を超えた叱責や非難など人格を攻撃するような言動は問題社員の反発を招く可能性が高く、問題を改善するという目的は果たせないことが多いです。それだけでなく、会社や指導者がパワハラで訴えられ、損害賠償請求を受けるおそれもあります。

【参考】問題社員への対応方法とトラブルの予防策について弁護士が解説

指導体制

問題社員への指導を始めるに当たっては、会社側で指導体制を整えておきましょう。

指導体制を構築する際には、指導担当者を決めるという人的な体制の整備と、研修やマニュアルなどシステム的な整備の両面から検討することをおすすめします。

複数の担当者による指導

まずは、問題社員の指導に当たる担当者を明確に決めておきましょう。

「周囲にいる上司が気づいたときに指導する」といった場当たり的な対応では、適切な指導を継続的に行うことは難しいです。また、指導する人によって指導の内容が異なると問題社員が混乱し、反発を招くおそれもあります。

とはいえ、問題社員への指導には手間がかかり、精神的な負担も大きいので、1人の担当者に任せることはおすすめできません。

そこで、現場で日常的に指導に当たる「指導担当者」と、その指導を監督する「指導責任者」を決めておくようにしましょう。

指導担当者は、現場で問題社員の日々の業務を見守りながら、問題行動があれば、その場で直接指導します。この役割には、問題社員と同じ部署の上司や先輩格の社員が適しています。

指導責任者は、指導担当者からの報告を受けて、指導が適切に進められるように監督します。具体的には、指導担当者に対して指導方法などに関するアドバイスをしたり、問題社員と定期的に面談をするなどして補充的な指導をしたりします。この役割には、指導担当者の直属の上司が適しています。中小企業では経営者が担当するのもよいでしょう。

研修やマニュアルの整備

研修を開催したり、マニュアルを整備したりなどの基本的な社員教育も、問題の改善に役立ちます。特に、ミスが多い社員や作業効率が悪い社員に対しては、業務フローを分かりやすくまとめたマニュアルを交付するのが有効です。

また、業務に関する研修だけでなく、ハラスメント防止や各種コンプライアンス、職務規律に関する研修などを積極的に開催することで、新たな問題社員の発生を防止することにも役立つでしょう。

書面での管理

実際に問題社員を指導していく上で、口頭でのやりとりも大切ですが、指導内容を書面にして管理することも重要となります。その理由は、以下の2つです。

本人の自覚を促す

問題社員は、自分の言動に問題があることを自覚していないことが多いです。もちろん、口頭で注意するだけで態度を改める社員も多いですが、そのような社員は「問題社員」に該当しません。

口頭による注意を真剣に受け止めようとしない問題社員に対しても、指導内容を書面にして手渡せば、ことの重大性に気づき、問題を改めようとする自覚を促すことにつながります。

問題社員本人にも反省や改善策などをまとめた書面を作成させることで、その効果はさらに高まります。

指導内容を証拠化する

指導を素直に受け止めない問題社員に対して口頭で指導するだけでは、「言った・言わない」のトラブルが起こりがちです。既に指導した内容を否定されたのでは、指導の効果はなかなか上がりません。

このようなトラブルを防止するためには、指導内容を書面に記載することで証拠化しておくことが有効です。

指導内容を証拠化しておけば、問題社員の解雇に踏み切る場合の証拠としても役立ちます。

法律上、解雇が認められるための条件は非常に厳しく、裁判になった場合には、どのような問題があったのか、解雇する前にどのような指導をしたのかを企業側が証明しなければなりません。証明できなければ不当解雇とみなされ、問題社員に対して慰謝料等の損害を賠償しなければならないこともあります。

しかし、問題状況や指導内容を記載した書面を保管しておけば証拠として利用できるので、問題社員から裁判を起こされたとしても受けて立つことができます。

【参考】社外にハラスメント相談窓口を設置するメリット｜ハラスメントの相談は弁護士へ

企業が特に注意すべき指導方法のポイント

それでは、企業は問題社員をどのように指導していけばよいのか、ポイントを踏まえて解説していきます。

業務日報、指導記録書類の管理

まず基本となるのは、日々、業務日報や指導記録票などの書面を活用して指導し、その指導記録を管理していくことです。

業務日報による日々の指導

問題社員には、業務日報を毎日書かせましょう。業務日報にはその日の業務内容だけでなく、以下のポイントも記載させることが重要です。自発的に各項目を記載させるためには、指導者側でひな形を作成した方がよいでしょう。

• どのようなことを心がけて業務に望んだか
• 注意を受けたことがあれば、その内容
• 自分のどのような点が問題だと思うか
• 問題の改善策として考えたこと

指導担当者は毎日、業務日報に目を通して適切なコメントを記載しましょう。コメントを本人に読ませることも、指導の重要な一部です。

【参考】問題社員に退職した頂くためには？企業が知っておくべきリスクと対処法を弁護士が解説

記録票による管理

指導担当者は、日々の業務の中で問題行動があれば、その場で指導をします。指導をした場合には、その都度、以下のポイントを記載した指導記録票を作成しましょう。

• 指導した日時、場所
• 発覚した問題の内容、程度
• 社員の問題行動が業務や他の社員などに与えた影響
• 指導した内容
• 指導に対する本人の対応

作成した指導記録票は、指導責任者に提出します。

本人による報告書

指導をした際、問題の内容や程度によっては、本人に業務日報とは別に報告書を作成させるのがおすすめです。

問題行動を起こしたことに対する反省や、自分が向き合うべき課題、改善策などを本人に考えさせ、報告書にまとめて提出させるのです。こうすることで、本人の自覚を促し、自主的に問題を改善させることにつながりやすくなります。

この報告書も指導担当者が確認し、指導内容を正しく理解できていないようであれば、さらに話し合うなどして指導を深めていきます。

定期的な面談の実施

指導責任者は、日々の業務日報や指導記録票などを確認した上で、定期的に問題社員との面談を実施し、さらに指導します。

面談の頻度

指導責任者による面談の頻度ですが、1～2週間に1度、定期的に行うことが望ましいです。

問題の内容や程度によっては頻度を高めた方がよい場合もありますが、毎日面談するとなると、指導責任者にとっても問題社員にとっても、負担が大きくなります。

一方で、頻度が低いと指導担当者の負担が高まる上に、問題社員に緊張感を持たせる効果が薄まってしまいます。

一般的には2週間に1度、問題が根深い場合は1週間に1度ほどが現実的といえるでしょう。

面談時の注意点

指導責任者による面談時にも、感情的な非難や叱責は禁物です。一方的にアドバイスしたり、諭したりするだけでも、問題の改善はあまり期待できません。

まずは問題社員の言い分を聞き、反省の有無や改善状況を見極めることが大切です。

このようにして、指導担当者による指導を問題社員が理解しているかどうか、改善の効果が上がっているかどうかを確認するようにしましょう。

これまでの指導による効果の度合いを確認してはじめて、次の指導が意味を持つことになります。

指導書の交付

指導責任者による指導内容も、書面化しておくことが大切です。

まずは、面談による指導を踏まえて、問題点や改善策を本人に整理させ、報告書として提出させましょう。

報告書の内容を指導責任者が確認し、さらなる指導が必要と考えられる場合は、改善すべき事項を分かりやすくまとめた「指導書」を作成し、本人へ交付します。

指導書の末尾には受領欄を設けて、本人が内容を確認した後に署名・押印させて、指導責任者へ提出させるのが効果的です。もし、本人が署名・押印を拒否した場合は、その状況も報告書にして、指導記録として保管しておきます。

このようにして、充実した指導を行うとともに、指導したことを証拠化していきましょう。

【参考】顧問弁護士が社員の相談にものれる？企業が知っておくべき顧問契約のポイントを解説

指導をしても改善がみられない場合の対応策の検討

問題社員に対して適切な指導を繰り返しても、改善がみられないことは珍しくありません。

そんなときでも、いきなり解雇するのではなく、次のように手順を踏んで対応していきましょう。

配置転換や降格

まずは、企業側の人事権に基づき、問題社員を他の部署や事業所に配置転換したり、役職に就いている問題社員については降格したりしてみましょう。中小企業などで転換が可能な部署がない場合でも、本人に担当させる業務の内容を変更することを検討しましょう。

社員には個性があるので、現在の職種や役職についての適性がなくても、業務の内容を変更したり、責任の範囲を軽減したりすれば適性に合うこともあります。できる限り、本人の性格や能力に見合った業務やポストを与えるように努めることが大切です。

このように配置転換や降格によって問題改善の機会を与えないまま解雇に踏み切ると、不当解雇と判断されるおそれがあるので、ご注意ください。

懲戒処分

配置転換や降格によっても改善がみられない場合は、懲戒処分を行うこともやむを得ません。

ただし、問題の内容や程度にもよりますが、いきなり懲戒解雇をすると不当解雇に当たる可能性もあります。そのため、より軽い懲戒処分から検討することが大切です。

戒告やけん責をしても改善がみられなければ減給、それでも改善されなければ出勤停止、最後に懲戒解雇、というようにステップを踏んで処分を重くしていくようにしましょう。

問題社員に対しては、あくまでも改善を求めるための懲戒処分であるものの、改善しなければ解雇の可能性があることを伝えて処分することで、本人の自覚を促すことができます。

退職勧奨

社内で指導を尽くし、懲戒処分をしても改善がみられない場合には、問題社員に辞めてもらうしかないこともあるでしょう。そんな場合でも、解雇をする前に退職勧奨をしてみることをおすすめします。

退職勧奨とは、会社から社員に退職を促し、同意の上で自主的に退職届を提出して退職してもらうように働きかけることです。

解雇をした場合は、たとえ正当な解雇であっても、不満を持った問題社員から不当解雇の訴えが起こる可能性があります。裁判などに発展すると、解雇の正当性を立証できる資料が揃っているとしても、企業側には労力や費用の面で大きな負担がかかってしまいます。

それよりは、退職勧奨によって納得して退職してもらうことを目指しましょう。

ただし、退職勧奨でも執拗に退職を迫ると、実質的に不当解雇に当たるおそれがあります。問題社員が退職勧奨に応じない場合は、無理に退職を迫るのではなく、解雇を検討することになります。

【参考】従業員トラブル対応 -退職・解雇-

解雇

最終手段として問題社員の解雇に踏み切る場合には、法律上の解雇の要件を満たしているかを今一度、確認する必要があります。

法律上は、社員の問題行動や、それが企業に及ぼした悪影響など諸般事情を総合的にみて、解雇に客観的・合理的な理由があり、社会通念上相当であると認められる場合でなければ、不当解雇として無効となってしまいます。

また、解雇する前に本人に弁明の機会を与えるなど、適正な手続きを踏む必要もあります。

社員を適法に解雇することは非常に難しい場合が多いので、問題社員の解雇がやむを得ない場合には、弁護士のアドバイスを受けながら手続きを進めることをおすすめします。

問題社員対応については弁護士にご相談ください

ここまで、問題社員に対する指導方法や、指導を尽くしても改善がみられない場合の対応策などについて解説してきました。

問題社員を放置すると会社に重大な悪影響が及ぶおそれがありますが、社員を簡単に解雇することはできません。そのため、問題社員を辞めさせたいと考えている場合でも、適切な指導を重ねることが重要となります。

弁護士法人山本総合法律事務所では、問題社員に対する指導から退職勧奨、解雇手続きのサポートはもちろんのこと、問題社員を生み出さないための対応策についてもアドバイスいたします。

問題社員への対応でお困りの際は、お気軽にご相談ください。