「社内の和を乱す社員を解雇したい」

「成績不良の社員を厳しく指導したい」

このように、問題社員への対応について悩みを抱えていませんか。

問題社員を放置すると、社内の関係性が悪化するだけでなく、社員間のモチベーションが低下したり、嫌気が差した社員の離職が相次いだりして、業績の悪化を招くおそれがあります。

とはいえ、問題社員に対して場当たり的な対応をすると、改善効果が見込めないこともありますし、パワハラと捉えられて訴訟を起こされるおそれもあります。問題社員を辞めさせるにせよ、改善のための教育を施すにせよ、その対応は正しい手順を踏んで行うことが重要です。

そのためには、問題社員への対応方法は、あらかじめマニュアル化しておくことをおすすめします。

本記事では、問題社員への対応でマニュアル化すべきことを、事例ごとにご紹介します。対応時の注意点も解説しますので、問題社員への対応に悩みを抱える管理者や人事部門の担当者様はぜひご覧ください。

問題社員を放置するリスク

問題社員とは、明確な定義はありませんが、社内の規律を守らなかったり、業務遂行能力が不足していたりして、会社に悪影響を及ぼす社員のことを指します。

このような問題社員を放置すると、以下のようなリスクが生じます。

• 社内の関係性の悪化
• 優秀な社員の退職
• 社員間のモチベーション低下

このような問題が深刻化すると会社の業績が悪化し、企業としての存続が危ぶまれることにもなりかねません。会社としては、問題社員に対して毅然と対応することが重要です。

社内の関係性の悪化

問題社員がいると、社内の関係性が損なわれやすいです。

例えば、会社や上司の指示に従わない社員や、協調性がない社員がいると、チームで円滑に仕事を進めることは難しくなります。

また、業務命令を守らない社員がいれば、他にも「指示に従わなくてもいいんだ」と考える社員が出てくる可能性があります。上司のリーダーシップも弱体化して職場の規律が乱れてしまうでしょう。

業務遂行能力が不足していたり、責任感が乏しい社員がいれば、他の社員がカバーする負担が生じ、余分に仕事をしなければならない社員が不満を抱えることにより、チームワークが乱れがちです。

このようにして社内の関係性が悪化すると業務の効率も低下し、ひいては会社全体の生産性に悪影響を及ぼすおそれがあります。

優秀な社員の退職

優秀な社員は、問題社員が放置されるような職場に見切りをつけて、自ら退職することも珍しくありません。問題社員のために関係性が悪化した職場では自分の能力を十分に発揮できないと感じ、よりよい職場を求めて転職するのです。

優秀な社員ほど次の仕事が見つかりやすいため、問題のある職場に固執せず、早期に退職する傾向があることにも注意が必要です。

その結果、能力が高くない社員と問題社員のみが会社に残り、社内の関係性はさらに悪化し、生産性が著しく低下してしまうおそれもあります。

社員間のモチベーション低下

問題社員がいれば、真面目に働いている社員のモチベーション低下を招く可能性が高いです。

協調性がなく職場の和を乱す社員がいると、周囲の社員は精神的ストレスを抱えてしまうでしょう。そのような環境で、日々、気持ちよく働くことは困難です。

特に、パワハラやセクハラをする問題社員がいれば、その被害を受けた社員のモチベーションは著しく低下してしまいます。

また、無断欠勤や遅刻を頻繁に繰り返す問題社員を放置していると、職場の風潮が全体的にルーズになり、他の社員も緊張感を失って無断欠勤や遅刻をし始めるかもしれません。

このように、社員間のモチベーションが低下した職場では、間違いなく生産性も低下するでしょう。

【参考】問題社員への対応方法とトラブルの予防策について弁護士が解説

事例でわかる問題社員対応のマニュアル

問題社員対応のマニュアルには、以下の手順を盛り込む必要があります。

• 事実確認
• 口頭での注意、指導
• 書面による注意、指導
• 証拠の収集
• 配置転換の検討
• 懲戒処分（解雇より軽いもの）
• 退職勧奨
• 解雇

会社や職場に悪影響を及ぼす社員がいるからといって、すぐに解雇を検討するのではなく、当該社員の自覚や改善を促すためのステップを踏むことが大切です。

各ステップの具体的な内容は事例によって異なりますので、以下で、いくつかの事例をご紹介します。

事例①　業務遂行能力が不足するケース

仕事の成果が他の社員より著しく低かったり、何度も同じミスを繰り返したりする社員がいる場合、その原因が業務遂行能力の不足であれば、単に「仕事に集中しろ」、「教わったとおりにやれ」などと注意しても改善は望めません。

改善のための注意、指導としては、まずコミュニケーションを重ねながら、どこまでの仕事ができて、どこからできなくなるのかなど、問題のポイントを明らかにする必要があります。

そして、できないところを頭ごなしに責めるのではなく、できているところは評価し、できない部分に対して適切に研修・教育することが大切です。

以上のプロセスは、後の処分に備えて証拠化するためにも、記録しておきましょう。

研修・教育によっても改善が見られない場合には、配置転換を検討します。現在任せている業務が当該社員の適正に合っていないことも考えられるため、別の仕事を担当させることで、改善の機会を与えるのです。

それでも改善がみられない場合には、懲戒処分（解雇より軽いもの）、退職勧奨、解雇と、順次検討していきます。

【参考】問題社員は解雇できる？企業経営者が知っておくべき解雇に関する基礎知識

事例②　社内の和を乱すケース

社内ルールや上司からの業務指示に従わない、協調性がなく周囲の社員に不快感を与える、セクハラやパワハラを行うなどして社内の和を乱すなどの問題言動を行う社員がいる場合は、まず事実確認が重要です。

このようなケースでは、問題社員に対していきなり注意・指導をしても事実を否認されたり、自己の正当性を主張されたりして、話が進まないことが少なくありません。

そのため、まずは周囲の社員から事情を聴くなどして、問題言動の事実を確認しましょう。聴き取った事実は書面にするなどして証拠化しておくことも大切です。

それから、当該社員の言い分も聴いた上で、事実が認められたら口頭で注意・指導をします。それでも問題言動が繰り返される場合は、書面による注意・指導を行います。

このような注意・指導を何度か繰り返しても反省や改善がみられない場合は、懲戒処分（解雇より軽いもの）や退職勧奨、解雇を検討していきます。

事例③　無断欠勤や遅刻を繰り返すケース

社員が無断欠勤や遅刻を繰り返すケースであっても、頭ごなしに叱るだけでは、改善が望めないことも多いです。まずは当該社員とコミュニケーションをとり、欠勤・遅刻の原因を尋ねましょう。

当該社員としても、単に仕事を怠けているわけではなく、心身の不調や家庭の事情など、深刻な原因を抱えているのかもしれません。可能な範囲で相談に乗ってやり、場合によっては休職を勧めるのもよいでしょう。

特段の事情もないのに無断欠勤・遅刻を繰り返す社員に対しては、まず口頭や書面による注意・指導を行い、それでも反省や改善がみられない場合は、懲戒処分（解雇より軽いもの）や退職勧奨、解雇を検討していきます。

問題社員対応を行ううえでの注意点

問題社員へ対応する際には、以下の点に注意する必要があります。

• ハラスメントに該当しないような言動
• 社員側への配慮の姿勢を見せる
• 不当解雇に該当させない

これらの注意点も、問題社員対応マニュアルに盛り込んでおきましょう。

ハラスメントに該当しないような言動

業務上必要な注意・指導はパワハラ（パワーハラスメント）に該当しませんが、行き過ぎるとパワハラに該当するおそれもあるので注意しましょう。

例えば、注意・指導を行う担当者が感情的になり、高圧的な態度をとってしまうと、パワハラに該当する可能性があります。

適切な注意・指導を行った場合でも、問題社員の側が自己の正当性を主張し、「パワハラだ」と訴えることも少なくありません。

注意・指導をパワハラと受け止めた問題社員から訴訟を起こされると、会社側にも訴訟に対応するための労力や時間、費用の負担が生じます。敗訴した場合には、解雇などの処分が無効となったり、未払い賃金や慰謝料などの支払いが命じられます。

ハラスメント問題を引き起こさないためには、冷静かつ毅然とした態度で、適切な注意・指導を行うことが必要です。

【参考】問題社員に退職した頂くためには？企業が知っておくべきリスクと対処法を弁護士が解説

社員側への配慮の姿勢を見せる

問題社員を加害者と決めつけて一方的に責めるのではなく、配慮の姿勢を見せることも大切です。

注意・指導を行う前に、まずは当該社員の言い分も聴きましょう。社内の和を乱す場合でも、直属の上司からの指示が理不尽なので反発している、周囲の同僚から嫌がらせをされたので仕返しをしている、などのケースも考えられます。このような場合は、根本原因の方に対処することも必要でしょう。

問題社員を処分する場合でも、解雇は労働者にとって極めて大きな不利益となります。まずは配置転換や、減給、出勤停止など解雇より軽い懲戒処分により、当該社員の自覚を促しましょう。

やむを得ず会社を辞めてもらう場合でも、いきなり解雇するよりは、退職勧奨で退職金などの条件も話し合いながら、円満な退職を目指す方が望ましいです。

不当解雇に該当させない

社員側の問題が改善されない場合には、解雇せざるを得ないこともあります。その場合には、不当解雇に該当しないよう、細心の注意を払うことが必要です。

労働者の雇用は、労働契約法で厚く守られています。解雇することに客観的かつ合理的な理由があり、社会通念上相当であると認められる場合でなければ、不当解雇に該当します。

具体的には、問題言動に対して解雇処分が重すぎる場合、例えば、軽微で修復可能なミスを繰り返す社員を解雇した場合は、不当解雇に該当する可能性が高いです。

解雇相当の問題言動があった場合でも、問題言動の内容や程度にもよりますが、いきなり解雇に踏み切ると不当解雇に該当する可能性が高いです。解雇する前には、基本的に当該社員へ改善の機会や弁明の機会を与えることが欠かせません。

【参考】顧問弁護士が社員の相談にものれる？企業が知っておくべき顧問契約なポイントを解説

問題社員対応に関するご相談は弁護士法人山本総合法律事務所へ

問題社員への対応でお困りの際は、弁護士法人山本総合法律事務所へご相談ください。

当事務所には、企業の人事労務にまつわる問題への対応実績が豊富にございます。

ご相談いただければ、問題別の対応について具体的で実践的なアドバイスが可能です。注意・指導から最終的には解雇に至るまで、ハラスメントや不当解雇に該当させず、適切に対応を進めるためのアドバイスもいたします。

さらには、問題社員対応マニュアルの作成や、問題社員をうまないための仕組み作りについてもサポートすることが可能です。

問題社員を放置せず、企業の健全な経営を維持するためにも、問題社員への対応でお困りでしたら、まずはお気軽にご相談ください。